Tổ chức sự kiện chi phí bao nhiêu? Ngân sách các hạng mục

Bởi Trịnh Gia Hân Vào Th9 8, 2020

Để có thể tổ chức được một sự kiện, ngân sách là phần không thể thiếu. Nếu không cẩn thận hoặc thiếu kinh nghiệm chắc chắn sự kiện sẽ hết mức ngân sách cao. Vậy tổ chức sự kiện chi phí bao nhiêu là hợp lý? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát nhất.

Các loại chi phí trong tổ chức sự kiện

Trước khi giúp bạn liệt kê các khoản phí phải chi cho sự kiện thì bạn cần hiểu qua khái niệm các loại chi phí trước.

Chi phí thực là “chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị.”

Chi phí ngầm là “chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho và đặc biệt là chi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn có những khoản như % hoa hồng, chi phí đi lại trong quá trình đấu thầu dự án, chi phí mỗi lần gặp gỡ khách hàng …Những khoản này không thể kể ra khi làm báo giá sự kiện như một hạng mục thông thường, bắt buộc người lập kế hoạch phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục. Đây cũng là chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.”

Chi phí quản lý là “chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị và tổ chức event. Mức chi phí này thường dao động từ 3% đến 10% tổng giá trị hợp đồng. Đây là khoản tiền sử dụng để khắc phục những phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện mà không làm gia tăng chi phí thực hiện event theo hợp đồng.”

Các hạng mục có trong sự kiện

Một sự kiện sẽ có nhiều hạng mục khác nhau. Người tổ chức phải phân công nhiệm vụ cho từng người phụ trách hạng mục đó sao cho mọi thứ phải chuẩn bị xong hết trước khi sự kiện diễn ra.

Bạn có thể tham khảo các mục cần chuẩn bị cho sự kiện ở dưới đây:

Địa điểm tổ chức (vị trí, đặc điểm của địa điểm, các dịch vụ đi kèm khi thuê)
Sàn hày sân khấu
Trang trí cho không gian sự kiện như: sân khấu, hoa, bong bóng, cổng chào, bàn ghế,..
Các trang thiết bị kỹ thuật
Tiết mục văn nghệ
Người dẫn chương trình, cộng tác viên, PG
Các thiết bị trình chiếu
In thiệp mời, các ấn phẩm cho sự kiện, menu, biển quảng cáo, băng rôn, ….
Thiết bị chụp ảnh, quay video
Đồng phục, tiếp tân, thuê dàn dựng phông bạt cho sự kiện (nếu tổ chức ở ngoài trời),..
Kết nối với giới truyền thông, báo chí
Thuê bảo vệ, dịch vụ tăng cường an ninh
Chi phí phát sinh
Chi phí dự phòng,..

Tổ chức sự kiện chi phí bao nhiêu? Cách lên ngân sách

Lên ngân sách là một khâu tương đối khó, bởi trong event có rất nhiều các khoản mục phải chi. Nếu không tìm hiểu kỹ càng sẽ bị thừa hoặc thiếu ngân sách trong các hạng mục.

Để lên ngân sách đúng và đủ bạn cần phải dựa vào bảng kế hoạch mà mình đã lập trước đó, đọc kỹ nội dung.

Tham khảo các chuyên viên phụ trách hạng mục trong sự kiện, bởi họ là người trực tiếp sử dụng ngân sách, sẽ rõ nhất cần chi bao nhiêu.

Hãy để tổng ngân sách dôi lên 20%. Bởi trong quá trình tổ chức có rất nhiều khoản phí khác phát sinh mà bạn phải chi ra.

Tổ chức sự kiện chi phí bao nhiêu? Hãy xem các gợi ý dưới đây:

Chi phí thuê nơi tổ chức sự kiện: liên hệ với chủ nơi cho thuê địa điểm để xem xét giá cả bao nhiêu. Đừng quên hỏi họ các khoản phụ phí cho các dịch vụ khác như thực đơn, bảo vệ, vệ sinh,..
Chi phí phục vụ: phục vụ khách mời đồ ăn và thức uống trong chương trình
Chi phí đi lại: đưa đón khách mời, vận chuyển đồ đạc đển địa điểm,..
Chi phí thiết kế: trang trí không gian sự kiện
Chi phí âm thanh: các trang thiết bị cho sân khấu
Chi phí in ấn: vé mời, băng rôn, bảng hiệu, đồng phục…
Chi phí quà tặng cho khách mời
Chi phí phát sinh: các khoản phí lặt nhặt “không tên”
Quỹ dự phòng