Chữ ký số được áp dụng trong hóa đơn điện tử như thế nào?

post-img

Hóa đơn là một trong những chứng từ để doanh nghiệp kê khai thuế, tính thuế và khấu trừ thuế. Đối với những doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử, do đây là hình thức hóa đơn mới nên sẽ gặp nhiều vướng mắc trong việc lập hóa đơn điện tử cũng như trong quá trình sử dụng. Vậy chữ ký số được áp dụng trong hóa đơn điện tử như thế nào? Trường hợp nào trên hóa đơn điện tử không cần có chữ ký điện tử? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1. Khi nào trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký?

Việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử hiện nay chưa phổ biến cho nên vẫn còn rất nhiều khách hàng lúng túng khi sử dụng chữ ký số áp dụng đối với hóa đơn điện tử. Theo đó, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, trên hóa đơn điện tử không bắt buộc yêu cầu cần phải có chữ ký số kèm theo trong một số trường hợp dưới đây:

– Bên mua hàng thuộc đối tượng khách hàng lẻ, không phải đối tượng doanh nghiệp hay đơn vị kế toán.

– Bên mua thuộc đối tượng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán tuy nhiên bên mua có đầy đủ chứng từ để chứng minh được quá trình cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa 2 bên. Cụ thể như sau:

+ Hợp đồng kinh tế giữa bên bán và bên mua;

+ Phiếu xuất kho khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế;

+ Biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua hàng;

+ Giấy biên nhận thanh toán cho quá trình buôn bán hàng hóa;

+ Phiếu thu tiền của bên mua;

Như vậy, không phải bất cứ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh đều cần phải áp dụng chữ ký số và trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết cần phải có dấu của người bán hàng. Những trường hợp thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì mới yêu cầu có dấu và chứng nhận của người bán hàng.

chữ ký số

2. Sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử

Để áp dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ những điều kiện như sau:

– Chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng vẫn còn hiệu lực trong khoảng thời gian sử dụng.

– Yêu cầu đối với máy tính sử dụng trong doanh nghiệp: Máy tính khi sử dụng để lập, phát hành hóa đơn điện tử đều phải đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng cho doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp bắt buộc phải có phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Các bước sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử

Bước 1: Trước tiên, kế toán sẽ đăng nhập vào trong phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Sau đó, kế toán sẽ thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn điện tử theo đúng như quy định. Cụ thể như về mã số thuế, thông tin của người mua hàng, mức thuế được áp dụng, sản phẩm bán ra, giá thành sản phẩm…

Bước 2: Kế toán sẽ kiểm tra lại toàn bộ những thông tin trên hóa đơn điện tử để đảm bảo được tính chính xác. Sau khi đã đảm bảo được toàn bộ tính chính xác ở trên hóa đơn, kế toán sẽ tiến hành “Xuất hóa đơn”, sau đó tiến hành ký số trên hóa đơn.

Bước 3: Sau khi kế toán đã xuất hóa đơn xong, lúc này, trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ hiện thông báo yêu cầu kế toán cắm cổng token chữ ký số vào ổ cứng máy tính. Tiếp đó, bạn chỉ cần tiến hành đăng nhập tên và mật khẩu đã được cấp của chữ ký số. Cuối cùng, bạn tiến hành xác nhận chữ ký số trên văn bản. 

NGUYÊN TẮC LẬP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

KHI NÀO CẦN LẬP BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN?

Khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải một số rủi ro như:

– Chữ ký số đã quá hạn sử dụng. Khi gặp vấn đề này, kế toán có thể liên hệ đến nhà cung cấp để yêu cầu gia hạn thêm hiệu lực sử dụng chữ ký.

– Chữ ký số kém chất lượng, bị hỏng hoặc không còn hoạt động được nữa. Nếu gặp trường hợp này, bạn cần liên hệ lại với nhà cung cấp để yêu cầu khắc phục lỗi.

– Rủi ro trong trường hợp chữ ký số không thể liên kết được với phần mềm hóa đơn điện tử.

 

Xem thêm:

Giờ thìn là mấy giờ

Hướng ngồi làm việc phong thủy

Leave a reply

Message

Name

Website